Pour les Online Business Managers (OBM) et les Duopreneurs, la mise en place et l’optimisation de systèmes d’entreprise efficaces sont cruciales.
Si dans le cadre de tes responsabilités en tant qu’OBM / Duopreneur, tu t’interroges sur les systèmes que tu dois impérativement mettre en place chez tes clients, tu vas trouver ci-dessous des pistes pour débuter les différents chantiers !
Retrouve ci-dessous un guide essentiel qui explore les cinq systèmes clés – Collaboration, Information, Relation, Transaction, et Livraison – et offre des conseils pratiques pour leur optimisation, essentielle à la réussite de ta mission de gestionnaire d’entreprise externalisé.
1. Système de Collaboration : Un pilier pour les OBM
Bonnes Pratiques :
- Un système de collaboration est vital pour une gestion de projet et une communication internes efficaces. Les meilleures pratiques incluent l’établissement de règles de communication claires et l’utilisation de tableaux de bord pour un suivi transparent.
- On oublie tout de suite les échanges par emails ou WhatsApp entre le client, l’OBM et son équipe pour suivre les projets et échanger des infos importantes !
- Afin de mettre en place ce système de collaboration, voici les questions essentielles à se poser en tant qu’Online Business Manager : “Comment on travaille ?”, “Comment on communique ?”, “Quels outils on utilise ?”.
Avantages :
- Cela conduit à une meilleure coordination, réduit les malentendus et économise du temps précieux en favorisant l’efficacité..
Exemples d’outils :
- Asana pour la gestion de projet et Slack pour la communication
- Ou des outils mixtes tels que ClickUp ou Notion
2. Système d’Information : Gérer les données efficacement
Bonnes Pratiques :
- Disposer les documents sur un serveur partagé avec une nomenclature cohérente pour l’organisation des données. L’objectif : que chaque membre puisse retrouver le fichier qu’il recherche en toute autonomie et en moins de 30 secondes.
- Il est crucial de standardiser les formats des nomenclatures (noms des dossiers et fichiers) et des règles de classement, et d’établir des protocoles de sauvegarde automatisés.
- Dans ton rôle de Duopreneur, veille à informer les membres de l’équipe sur la manière de nommer et classer les fichiers. Et prévois des routines de vérification et nettoyage le cas échéant.
- Les questions à se poser en tant qu’OBM : “Quelle est la manière la plus logique pour l’ensemble des utilisateurs dans cette entreprise de classer, rechercher et nommer un document ?”, “Comment traduire cette logique en un système d’information efficace, fiable et stable ?”, etc.
Avantages :
- Cela améliore l’accès à l’information, optimise l’efficacité opérationnelle et sécurise les données.
Exemples d’outils :
- Google Drive ou DropBox pour classer des dossiers et fichiers et pouvoir travailler dessus en collaboration avec les autres membres de l’équipe.
3. Système de Relation : Prioriser la gestion client
Bonnes Pratiques :
- Mettre en place un CRM (suivi de la relation client) facilite la gestion des relations avec les prospects et les clients.
- Un système de gestion de la relation permet de suivre les prospects, de nourrir la relation et de maintenir des relations solides avec les clients.
- Il devient alors possible et facile d’assurer le suivi régulier des interactions avec les clients, la segmentation des prospects pour des communications ciblées, la connaissance détaillée de sa cible, et l’utilisation de l’automatisation pour maintenir l’engagement.
- Tu vas en outre disposer de données te permettant d’alimenter tes indicateurs clés de performance en terme d’acquisition, de satisfaction et de rétention des clients.
- Les questions à se poser en tant qu’Online Business Manager : “Qui sont nos clients ?”, “Où se trouvent-ils ?”, “Quelles sont les étapes de contact ?”, etc.
Avantages :
- Cela améliore la satisfaction client, augmente les conversions, et renforce la fidélisation.
Exemples d’outils :
- HubSpot fournit le CRM et l’envoi de campagnes marketing segmentées.
- Airtable ou des solutions spécifiques à chaque industrie pour les outils de CRM
- ActiveCampaign, MailerLite pour les outils d’email marketing
4. Système de Transaction : Simplifier les ventes et la facturation
Bonnes Pratiques :
- Une fois un prospect converti en client, un système de vente et de facturation robuste est indispensable.
- Dans le cadre de tes responsabilités de Duopreneur, tu dois veiller à mettre en place des processus de paiement sécurisés, à maintenir une comptabilité transparente, et à établir des procédures pour gérer les impayés, par exemple.
- Les questions à se poser en tant qu’OBM : “Comment se passe le paiement ?”, “Quelles sont les procédures d’escalade en cas d’impayés ?”, “Quelles sont les CGV ?”, “Quelles sont les garanties ?, etc.
Avantages :
- Cela assure un meilleur flux de trésorerie, une transparence financière et réduit les délais de paiement.
Exemples d’outils :
- Stripe pour les paiements
- Pennylane pour le suivi financier
5. Système de Livraison : Exceller dans le service client
Bonnes Pratiques :
- La personnalisation de la livraison des services ou produits est primordiale. Il est important d’établir des procédures claires et de s’adapter aux retours clients. Il est essentiel d’accueillir le client et de s’assurer de sa satisfaction tout au long du processus.
- Ce système va être variable d’un client à l’autre selon son service ou son produit vendu. Un.e Duopreneur, dans sa compréhension de l’écosystème de son client, peut apporter une réponse personnalisée.
- Les questions à se poser en tant que Duopreneur : “Quels sont les livrables engagés à fournir à ses clients ?”, “Quels sont les moyens de collaboration ?”, “Comment suivre la satisfaction ?”, etc.
Avantages :
- Cela garantit une satisfaction client élevée et renforce les relations.
Exemples d’outils :
- Outils de tracking de livraison
- Outils de recueil de la satisfaction (Tally, Typeform…)
Pour un.e OBM ou un.e Duopreneur, maîtriser ces systèmes est un pas vers l’excellence en gestion d’entreprise. L’optimisation de ces systèmes peut transformer significativement la gestion quotidienne et la croissance à long terme des entreprises de leurs clients.
En savoir plus sur le sujet :
- article : Quel outil choisir pour la gestion de projet en tant que Duopreneur ?
- article : On recrute une Online Business Manager
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