Quel outil choisir pour la gestion de projet en tant que Duopreneur ?

S’il y a un seul outil qu’il faut maîtriser en tant que Duopreneur (OBM), c’est un gestionnaire de projet. Parmi tes fonctions en tant que Duopreneur (Online Business Manager), la gestion de projet est une part centrale et importante de ta mission. 

Un gestionnaire de projets est absolument inconcevable de pouvoir faire l’impasse sur cet outil si tu veux mener à bien les nombreuses idées et projets de ton client.

Non seulement, il te permet de planifier et de suivre les projets, mais il fait aussi office de “hub” centralisé de toute l’entreprise de ton client.

Il existe de nombreux outils disponibles sur le marché. Tu dois peut-être même te former à plusieurs d’entre eux car tous tes clients n’utilisent pas obligatoirement le même.

Alors, lequel privilégier pour faire ton travail de Duopreneur (Online Business Manager, OBM, Intégrateur) de la manière la plus professionnelle possible ?
Quels critères prendre en compte ? 
Pourquoi préférer Asana, ClickUp, Trello ou Notion ?

Pourquoi un outil de gestion de projet est-il indispensable pour ton travail de Duopreneur (OBM) ?

Dans une entreprise (digitalisée ou classique), un outil de gestion de projet est indispensable pour plusieurs raisons :

1. Organisation et structure :

Un outil de gestion de projet permet d’organiser et de structurer les tâches, les projets et les ressources de manière efficace. Il facilite la création d’un plan de projet clair, la définition des tâches, l’affectation des ressources et la gestion des dépendances entre les différentes étapes du projet. Cela permet à l’équipe de rester organisée, de suivre les progrès et de respecter les délais.

2. Collaboration et communication :

Les outils de gestion de projet offrent des fonctionnalités de collaboration et de communication intégrées. Ils permettent aux membres de l’équipe de partager des informations, de communiquer sur les tâches, de collaborer sur les documents, de laisser des commentaires et de suivre les mises à jour en temps réel. Cela favorise la transparence, la coordination et l’efficacité dans le travail d’équipe.

3. Suivi et contrôle :

Les outils de gestion de projet permettent de suivre et de contrôler l’avancement des tâches et des projets. Ils offrent des fonctionnalités de suivi des délais, de visualisation graphique de l’état d’avancement, et la génération de rapports sur les performances du projet. Cela te permet, en tant que responsable de projet de prendre des décisions éclairées, d’anticiper les problèmes potentiels et d’ajuster les ressources si nécessaire.

4. Centralisation des informations :

Avec un outil de gestion de projet, toutes les informations relatives aux projets sont centralisées et accessibles en un seul endroit. Cela facilite la recherche et le partage d’informations pertinentes, réduit les risques de perte d’informations importantes et permet à l’équipe de rester synchronisée et alignée sur les objectifs du projet. 

5. Productivité et efficacité :

Les outils de gestion de projet permettent d’automatiser certaines tâches manuelles et répétitives, ce qui permet aux membres de l’équipe de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée ou d’oublier certaines tâches à faire. Ils réduisent les erreurs humaines, améliorent la productivité globale et facilitent le suivi des performances individuelles et de l’équipe.

Voilà de nombreux arguments qui devraient convaincre tout client récalcitrant à l’utilisation d’un outil de gestion de projet dans son entreprise. Et ta responsabilité est de lui rappeler cela : tu ne peux pas faire ton travail sans la mise en place et l’utilisation d’un tel outil dans son entreprise. digitalisée améliore l’efficacité, la collaboration, la transparence et la gestion des projets. C’est la base non pour une meilleure productivité globale et pour une réalisation plus réussie des projets que tu prends en charge.

Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir le meilleur outil de gestion de projet ?

En tant que Duopreneur (OBM), tu vas être la première utilisatrice de cet outil. En revanche, il ne faut pas perdre de vue que cet outil indispensable au travail en équipe est là avant tout pour piloter les projets de l’entreprise de ton client et qu’il doit être adapté à sa manière de travailler. 

Lors du choix d’un outil de gestion de projet, il est essentiel de prendre en compte plusieurs critères pour trouver celui qui convient le mieux aux besoins spécifiques de ton client. Voici quelques critères importants à considérer :

Fonctionnalités :

Évalue les fonctionnalités offertes par l’outil de gestion de projet. Assure-toi qu’il propose les fonctionnalités nécessaires pour planifier, suivre et collaborer efficacement sur les projets. Certaines fonctionnalités courantes incluent la gestion des tâches, des calendriers, des diagrammes de Gantt, la collaboration en équipe, les notifications, les rapports, etc.

Convivialité :

L’outil doit être convivial et facile à utiliser pour toi et l’ensemble de l’équipe. Une interface intuitive et une navigation fluide contribueront à une adoption plus facile et à une productivité accrue. 

Evolutivité :

Pense à la taille de l’entreprise et à l’évolutivité de l’outil. Assure-toi que l’outil peut prendre en charge le nombre de projets et de membres d’équipe prévus à l’avenir. Certains outils offrent différentes options d’abonnement en fonction de la taille de l’équipe (et ça peut vite chiffrer très haut). Tu peux tout à fait débuter par la version gratuite tout à fait adaptée et suffisante pour nombre de clients afin d’évaluer l’ergonomie de l’outil. Selon les besoins de l’entreprise et la complexité des projets suivis, tu pourras éventuellement upgrader sur une version payante.

Collaboration et communication :

La capacité de collaborer et de communiquer facilement avec l’équipe est essentielle. Vérifie si l’outil propose des fonctionnalités telles que les commentaires, les attributions de tâches, les mentions, les partages de fichiers, les intégrations avec des outils de communication courants (par exemple, Slack) pour faciliter la collaboration.

Intégration :

Considère les intégrations avec d’autres outils que ton client utilise déjà, (par ex. Google Drive, Slack, Loom, Toggl, Canva, Zoho, etc.). L’intégration avec ces outils existants peut améliorer l’efficacité et la productivité.

Personnalisation :

Certains clients peuvent avoir des préférences spécifiques quant à la personnalisation de l’outil en fonction de leurs besoins. Vérifie si l’outil permet une personnalisation adéquate de l’interface, des flux de travail et des vues pour correspondre à vos besoins spécifiques. D’autres clients auront besoin d’un outil très basique ou très esthétique pour favoriser son utilisation.

Coût :

Le coût est un facteur important. Évaluez le modèle de tarification de l’outil, qu’il s’agisse d’un abonnement mensuel, annuel ou d’une tarification basée sur le nombre d’utilisateurs. Assurez-vous que l’outil correspond à votre budget et offre un bon rapport qualité-prix.

Support et assistance :

Renseigne-toi aussi sur le support et l’assistance fournis par le fournisseur de l’outil. Les ressources d’aide, la documentation, les communautés d’utilisateurs et la disponibilité d’une assistance clientèle peuvent être précieux si tu as des questions ou des problèmes.

En considérant ces critères, tu peux mieux évaluer les différentes options d’outils de gestion de projet et choisir celui qui correspond le mieux aux besoins spécifiques de ton client en tant qu’Online Business Manager.

Comparatif des 4 outils les plus fréquemment utilisés chez nos clients : Trello, Asana, ClickUp et Notion

Asana

• Asana est un logiciel de gestion de projet complet qui convient à la fois aux petites et grandes équipes.
• Il est très efficace pour la gestion de projets complexes avec beaucoup de dépendances et de rôles dans les équipes.
• Il propose une interface conviviale et personnalisable, avec la possibilité de choisir sa vue selon sa préférence en créant des tâches, des tableaux avec une vue Kanban des listes de tâches et des calendriers.
• Asana permet de définir des dépendances entre les tâches, de suivre les échéances, de gérer les ressources et de générer des rapports pour suivre les progrès et performances (par personne, par projet, par date…).
• Il propose également des fonctionnalités avancées telles que la gestion des portefeuilles de projets (possibilité d’avoir des projets privés ou partagés) et l’automatisation des tâches grâce à des intégrations avec d’autres applications.
• Il propose des fonctionnalités de collaboration avancées : commentaires, mentions, attribution de tâches et rôle de chaque membre sur cette tâche, notifications d’actions…
• La version gratuite propose des options limitées (impossible par ex d’avoir des jalons de projet plutôt que des tâches, de faire certaines automatisations ou rapports, d’avoir toutes les vues…)
• La courbe d’apprentissage de la version gratuite est assez simple. Elle nécessite un temps de pratique plus long pour la version payante justement à cause de ses nombreuses fonctionnalités avancées.
• Son interface graphique est peu personnalisable contrairement à d’autres gestionnaires de projets.
• Je te fais une confession : Asana est mon outil chouchou car c’est celui que je maîtrise le mieux. Il est très utilisé parmi les entreprises du web avancées.

ClickUp

• ClickUp est un logiciel polyvalent, adapté à différents types de projets et à des équipes de toutes tailles.
• Il propose une large gamme de fonctionnalités de gestion de projet, notamment la gestion des tâches, des projets, des calendriers, des tableaux de bord, des listes de contrôle, des rappels…
• ClickUp permet de définir des dépendances entre les tâches, de suivre les échéances, de gérer les ressources et de générer des rapports pour suivre les progrès.
• Son interface est conviviale et personnalisable, ce qui permet aux utilisateurs de modifier l’apparence de leur espace de travail en fonction de leurs préférences.
• Il propose également des fonctionnalités de collaboration avancées, telles que les commentaires, les mentions, les attributions de tâches et les partages de fichiers, ce qui facilite la communication au sein de l’équipe.
• ClickUp s’intègre également avec de nombreux autres outils.
• La version gratuite propose des options limitées.
• Sa prise en mains peut sembler complexe au démarrage notamment grâce à la puissance de l’outil et à ses nombreuses fonctionnalités.
• Si tu me demandais de choisir, ClickUp serait parmi mon top 2. Il est tout aussi génial qu’Asana pour la gestion de projet. Il est aussi très utilisé parmi les entreprises du web avancées.

Trello

• Trello est un outil de gestion de projet simple et intuitif, idéal pour les petites équipes ou les projets personnels.
• Il fonctionne selon son approche de tableau Kanban, où tu peux créer des cartes représentant des tâches et les déplacer facilement entre différentes colonnes pour suivre leur progression.
• Il offre des fonctionnalités de collaboration, de suivi des délais, de notifications et d’intégration avec d’autres outils populaires (limités en version gratuite).
• Trello est particulièrement adapté pour un client qui n’a pas du tout l’habitude d’utiliser ce genre d’outils. Sa prise en main est très simple et intuitive. 
• Il est aussi assez esthétique : il est possible de personnaliser les tableaux avec des visuels en tête de colonne ou en fond d’écran.
• Il va cependant être limité car il manque de fonctionnalités avancées pour gérer de très gros projets impliquant beaucoup de personnes et des dépendances de tâches.
• Je recommande souvent Trello pour des TPE et PME pas totalement digitalisées car cet outil est très simple d’utilisation et suffit dans un premier temps.

Notion

• Notion est un autre outil polyvalent qui peut être utilisé pour la gestion de projet, entre autres cas d’utilisation. 
• C’est avant tout un logiciel de gestion des connaissances et de collaboration qui offre une grande flexibilité dans la création et l’organisation de contenus. Il permet de créer des pages, des bases de données, des tableaux, des calendriers et bien plus encore. La gestion de projet est facilement intégrée avec la documentation.
• Notion permet aux utilisateurs de personnaliser les pages et les bases de données en utilisant des blocs modulaires, ce qui permet de structurer les projets et les tâches de manière flexible.
• Il prend en charge la collaboration en temps réel, avec des fonctionnalités telles que les commentaires, les attributions de tâches, les mentions et les mises à jour en direct.
• Notion offre également des intégrations avec d’autres outils pour centraliser les informations et simplifier le flux de travail.
• La version gratuite offre de nombreuses fonctionnalités.
• Son interface utilisateur est complexe et nécessite une certaine courbe d’apprentissage. Tout est à construire depuis une page vierge et doit par conséquent être anticipé avant même de déployer le projet sur l’outil.
• Notion est actuellement très populaire, notamment chez les solopreneurs. Il est assez prometteur pour peut-être un jour être aussi puissant qu’Asana et ClickUp sur des suivis de projets complexes. Un seul bémol : assure-toi que c’est l’outil qui convient à ton client et à ses besoins et pas seulement celui que tu lui recommandes car tu l’adores à titre personnel.

Quel logiciel de gestion de projet choisir pour réussir ta mission de Duopreneur (Online Business Manager) ?

Je t’ai fait la liste des 4 outils les plus populaires utilisés par nos clients francophones.

Il en existe d’autres : Monday, Basecamp, Jira… 

En fonction des besoins spécifiques de l’entreprise de ton client et de la taille de son équipe, tu peux choisir parmi ces options en considérant les fonctionnalités, la convivialité, la flexibilité et le coût. 

Je te recommande d’essayer les versions d’essai gratuites de ces logiciels pour voir celui qui correspond le mieux aux besoins de ton client avant de prendre une décision finale.

En tant que Duopreneur (OBM), tu devras certainement utiliser 2 ou 3 outils différents. Attends-toi que tous tes clients n’utilisent pas le même outil car ils n’ont pas les mêmes besoins et attentes.

Si je peux te mettre en garde sur un dernier aspect. Ce n’est pas parce que tu adoooooores l’un de ces outils que tu dois forcément l’imposer chez ton client. L’outil choisi doit avant tout servir son entreprise et respecter sa manière de fonctionner. Tout part des besoins du client, de ses projets, de son entreprise, de son équipe.

Dans certains cas, tu es intégrée dans une entreprise dans laquelle il existe déjà un outil en place. Si l’outil répond aux besoins du client et de son activité, tu vas optimiser son utilisation mais tu ne vas pas le changer.

Dans d’autres cas, tu vas conseiller l’implémentation d’un outil et avec l’usage, tu t’apercevras qu’il ne fonctionne pas pour cette entreprise ou ce client en particulier. Il faudra donc faire des adaptations dans l’utilisation ou le changer. Quelquefois, l’outil est parfaitement adapté, l’équipe est parfaitement rodée à son utilisation mais ton client ne parvient pas à l’utiliser : c’est à toi de proposer des usages alternatifs et à faire preuve de créativité et de flexibilité.

Et enfin, une dernière précision. En règle générale, le logiciel de gestion de projets est intégré chez ton client. C’est lui qui supporte les coûts, qui “héberge” l’outil et invite les collaborateurs à le rejoindre (même si tu es en charge au quotidien). Il peut y avoir des exceptions lorsque par exemple, tu fournis une prestation “one-shot” pour un client pour laquelle tu invites ton client sur ton propre outil de gestion de projet.

Pour développer tes compétences en gestion de projet et exercer le métier de Duopreneur (OBM, Online Business Manager, Intégrateur, Gestionnaire d’entreprise en ligne…) :

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Crédit photo : Karolina Grabowska for Pexels