Tu es OBM / Duopreneur, et tu as du mal à t’organiser entre tes différents clients ? Tu passes d’un dossier à un autre, la tête en vrac, les onglets ouverts dans tous les sens et le sentiment de jamais vraiment avancer ?
Tu n’as pourtant pas encore beaucoup de clients, mais tu manques de temps et surtout, d’organisation. Tu aimerais développer ton activité, mais tu ne sais pas comment t’organiser pour accompagner plusieurs clients en même temps.
Si c’est le cas, alors cet article est pour toi. Je vais te partager comment je m’organise concrètement au quotidien pour gérer plusieurs clients en tant qu’OBM / Duopreneur sans trop m’éparpiller, ni m’épuiser.
Et en bonus, je vais te donner mes astuces pour passer d’un client à un autre sans saturer ton cerveau, et surtout je vais te rappeler une chose essentielle que beaucoup d’OBM / Duopreneurs oublient complètement, tant elles sont dévouées à l’accompagnement de leurs clients.
1️⃣ D’abord, choisis ton rythme à toi
Avant même de parler planning ou outils, pose-toi une vraie question :
👉 Combien d’heures par semaine es-tu disponible pour travailler ?
Parce que si tu as 10 heures par semaine à offrir à tes clients, ce n’est pas du tout la même organisation que si tu en as 30 ou 40. Et là-dessus, sois réaliste : prends en compte ta vie perso, ton énergie, tes projets à toi.
Ensuite, détermine le type de collaborations que tu veux avoir :
- des missions longues et transversales, dans lesquelles tu supervises le business de ton client à 360° : dans ce cas tu peux gérer 2 à 3 clients en même temps maximum ;
- ou des missions plus courtes, plus ponctuelles, plus restreintes aussi : dans ce cas, tu peux gérer plus de clients en simultané, à condition d’avoir une organisation solide.
Ce choix a une incidence directe sur ton emploi du temps, ton organisation, et le nombre de clients que tu vas pouvoir accompagner.
2️⃣ Travaille en blocs de temps (et n’oublie pas tes blocs à toi)
Quand tu travailles avec plusieurs clients, je te conseille vivement d’éviter de passer sans cesse d’un client à l’autre, d’un sujet à l’autre : c’est contre-productif et épuisant sur le long terme.
👉 Le secret, c’est de travailler en blocs de temps : des blocs par client, et à l’intérieur, des blocs de temps par type d’activité (réunions, tâches opérationnelles, planification, vision stratégique…).
En effet, il est plus facile de rester concentrée sur un seul sujet. Le multitâche n’est pas toujours une bonne idée en terme d’efficacité.
Personnellement, j’utilise Google Calendar, avec une couleur par client, et je paramètre toujours mes blocs privés en priorité (sinon, ils passent à la trappe) :
- les créneaux consacrés à ma famille,
- et les créneaux consacrés à mes activités perso.
De plus, garde en tête quelque chose d’essentiel : ton entreprise est ton premier client. Dans ton planning, tu dois aussi bloquer du temps chaque semaine pour travailler SUR ton business :
- ton marketing,
- ton contenu,
- ton offre,
- ta formation continue (très importante dans notre métier),
- ta prospection,
- mais aussi ton repos ! Il est essentiel et c’est dans tes phases de repos que tu trouves souvent tes meilleures idées pour développer ton entreprise et accompagner tes clients.
Ne fais pas l’erreur de remplir tout ton agenda avec tes missions clients : en faisant cela, tu t’oublies, tu stagnes, et tu t’épuises.
Je te conseille également de tracker le temps que tu passes pour chacun des clients et chacun des dossiers. Pas nécessairement en permanence, mais sur une période de 3 mois par exemple, puis le refaire régulièrement sur 1 mois. C’est très révélateur et ça te permettra de voir où il y a des fuites dans ton organisation, et d’améliorer la répartition de ton temps. Des outils comme Clockify ou Toggl te permettent de le faire facilement et gratuitement.
Autre conseil pour faciliter ton organisation : dans la mesure du possible, ne démarre pas deux collaborations la même semaine (voir le même mois si tu es dans un accompagnement long terme). Quand tu débutes une collaboration, tu as beaucoup de choses à comprendre, à mettre en place, à discuter avec le client, et cela te demande beaucoup d’énergie.
3️⃣ Crée un vrai rituel de transition entre deux clients
Quand tu passes d’un client à un autre, tu dois te « réinitialiser ».
Si tu passes directement d’un temps de planification d’un nouveau projet pour un client à une réunion pour un autre client, ton cerveau va être dans le flou et tu auras du mal à te concentrer. Je te conseille donc de marquer une pause très concrète.
Personnellement, j’ai mes petits rituels entre deux clients :
- je ferme tous les onglets du client précédent,
- je change de pièce ou je m’étire,
- je mets une playlist différente,
- je prends une collation ou une boisson,
- et parfois, je vais juste prendre l’air deux minutes.
👉 Seulement après cela, j’ouvre les onglets et les outils de travail du client suivant. C’est comme si je disais à mon cerveau : « Ok, on tourne la page ».
Et quand je reviens devant mon ordinateur, je suis prête à me reconnecter à un nouveau projet, un nouveau client, sur un nouveau rythme.
4️⃣ Centralise ton organisation
Un autre point important est de centraliser au maximum ton organisation pour ne pas t’éparpiller.
Je te conseille de travailler dans les outils de ton client pour le suivi de projets : Asana, ClickUp, Notion… selon ce qu’il utilise. Tu organises dans cet outil tes tâches et celles de l’équipe.
👉 C’est plus simple, tu ne t’éparpilles pas et tu as un environnement de travail bien défini d’un client à un autre.
Et à côté, je te recommande de garder ton propre outil perso pour savoir sur quelles tâches, quelles missions ou quels sujets tu vas mettre ton focus dans le bloc temps que tu as dédié à ce client.
Personnellement, j’utilise mon Google Calendar pour ça aussi : je mets brièvement ⅔ indications dans le descriptif du bloc temps prévu, puis je me reporte au suivi de projets du client en question pour les détails.
👉 De cette manière, j’ai une vision claire de ma semaine, je ne multiplie pas les outils et je ne duplique pas inutilement des informations d’un espace à un autre.
Et je te le répète : réserve du temps pour ton entreprise à toi aussi. Ce n’est pas du bonus, c’est nécessaire.
5️⃣ Fais ton petit tour quotidien (et ton bilan hebdo)
Tous les jours, je fais un petit tour sur les projets en cours de mes clients : je regarde s’il y a eu des messages, des retours, des demandes nouvelles, je mets à jour mes priorités et celles des membres de l’équipe.
Et en fin de semaine (ou parfois le lundi matin), je fais mon bilan par client :
- Qu’est-ce qui a été fait ?
- Qu’est-ce qui reste à faire ?
- Est-ce que tout est bien à jour dans les boards de projet ?
- Est-ce que j’ai répondu à tout le monde ?
👉 Et j’envoie un petit récap au client, pour m’assurer qu’il sache que les sujets avancent.
Cela permet d’une part de ne pas oublier ce que jai fait, mais aussi de justifier la valeur de mon travail auprès de mon client.
Enfin, j’ai toujours dans ma semaine un créneau de « temps de rien », le vendredi. C’est un moment que je garde vide volontairement, pour rattraper un retard, ou juste respirer (quand tout se passe sans accroc durant la semaine !).
Conclusion
Ces quelques conseils devraient t’aider à mieux organiser ta semaine pour avoir plus de temps libre pour toi (car tu vas être plus productive), ou bien pouvoir accueillir de nouveaux clients si c’est ton objectif. Au fur et à mesure de tes collaborations, tu vas trouver l’organisation qui est la meilleure pour toi : tu vas tester, tu vas déborder certainement, et tu vas ajuster.
Est-ce que tu travailles avec plusieurs clients en ce moment ?
Dis moi en commentaire : Quelle est ta plus grosse difficulté d’organisation aujourd’hui ?
Si tu sens que tu es un peu perdue dans ton organisation, ou que tu veux poser un cadre clair pour bien démarrer ou structurer ton activité, je t’invite à réserver un appel bilan avec moi ou mon équipe en cliquant ici.
Nous verrons ensemble si la Duopreneur Academy est faite pour toi : c’est un accompagnement sur-mesure pour t’aider à poser les bases, créer tes offres, trouver tes premiers clients, et te sentir légitime en tant qu’OBM / Duopreneur.
À très vite !
Crédit photo : Natee Meepian’s Images
